Durante todos esses anos empreendendo e buscando otimizar cada vez mais o meu dia de trabalho,
testei inúmeras ferramentas de organização de processos, gestão de tarefas, organização de documentos etc.
Dentre ferramentas pagas, gratuitas, simples e complexas, cheguei ao ponto de utilizar há vários meses as mesmas ferramentas, o que acabou se tornando um hábito para mim e hoje as tenho como indispensáveis no meu dia a dia. Elas me ajudam não só aqui, no BINGO!, quando na
FRIENDS, mas também para atividades e organização pessoal.
Portanto, listo abaixo quais são essas ferramentas e como elas podem te ajudar a ser mais produtivo no dia a dia.
Slack
O Slack é uma ferramenta de comunicação usada, geralmente, para fins corporativos. Na FRIENDS, passamos a usar o Slack de forma obrigatória para comunicação de trabalho após vários meses utilizando grupos de WhatsApp.
Além de não vincular o usuário a um telefone de celular particular, o Slack possui diversas funcionalidades que facilitam o trabalho. Com ele, conseguimos fazer integrações com outras ferramentas, tais como: Trello e Google Drive
(que citarei em seguida).
Conseguimos alguns resultados utilizando o Slack:
- Diminuição da distração, já que o WhatsApp misturava conversas pessoais com as profissionais;
- Aumento da produtividade, por conta do citado acima e por centralizar em uma única ferramenta de comunicação informações importantes da empresa.
Asana
Já testei inúmeras ferramentas de gestão de tarefas/trabalho e me frustrei com praticamente todas, seja por não atender as minhas necessidades, seja por conta de uma não adaptação do time.
Quando comecei a empreender, utilizei muito o Trello para gestão de tudo que tinha que fazer, seja relativo a atividades ou processos. Até certo momento o Trello foi ótimo. Porém, chegou um ponto que havia limitações, tipo a ausência do time-tracking e relatórios diversos.
Antes do Asana, já com a FRIENDS, apostei todas minhas fichas no RunRun.It, que é uma excelente ferramenta, todavia, meu time ainda estava imaturo para utilizar uma ferramenta tão completa. Foi então que apostamos no Asana.
O Asana me surpreendeu para simplicidade de uso e pela interface extremamente amigável. Diferentemente do RunRun.It, gerir as tarefas está sendo mais prático para o meu time no Asana.
Com o Asana conseguirmos tais resultados:
- Controle total de quais tarefas devemos entregar ao cliente;
- Diminuição da perda de informações;
- Possibilidade de extração de dados para fazer análises preditivas;
- Melhoria na comunicação entre os tipos de Operações e Customer Success;
- Melhoria na entrega final ao cliente.
Trello
Das ferramentas citadas aqui, o Trello é a que eu utilizo há mais tempo e a mais versátil (mas não a mais completa). Apesar disso,
atualmente, utilizo pouco o Trello. Apenas troco informações de projetos com alguns parceiros de negócios. A escolha do Trello para este fim foi devido a uma maior aceitação desses parceiros quanto à ferramenta, afinal, o Trello é de simples uso.
Resultados conseguidos utilizando o Trello:
- Redução no número de solicitações de contato por parte dos parceiros;
- Diminuição da perda de informações dos projetos;
- Maior organização dos entregáveis;
- Maior alinhamento das expectativas.
Google Drive
Salvar tudo na nuvem é uma benção, não é mesmo?! Estamos passando por uma revolução no que diz respeito ao compartilhamento de arquivos.
Porém, anos atrás essa não era a realidade. Por muito tempo salvei todos os meus documentos em pendrives ou HD's externos. E esse processo possui um risco muito alto, afinal, se tivermos problemas com o hardware (perda, roubo, estrago), todos os arquivos se perdem.
Tão logo comecei a empreender - e na busca por ferramentas que me auxiliassem nesse processo - passei a fazer uso do Google Drive, nosso fiel companheiro. Outra enorme vantagem é a facilidade do pacote Google Sheets, que inclui o Docs, Presentation e Planilhas. Praticamente abandonei o pacote office.
Com o Drive, tivemos os seguintes resultados:
- Acesso rápido e fácil aos documentos da empresa;
- Diminuição na perda de arquivos;
- Aumento da organização do trabalho.
O LinkedIn atualmente está bastante poluído, com algumas automações indesejadas e com mudanças recentes péssimas no que diz respeito à entrega de conteúdo. Em comparação a outros anos, os meus conteúdos publicados tem tido um alcance insignificante.
Por conta de todas essas mudanças, reforço o discurso que não devemos centralizar toda a nossa estratégia em um único canal. Dessa forma, quando uma rede social não está legal, outra pode estar em alta e assim, não ficamos refém dos algoritmos.
Apesar de tudo isso, o Linkedin ainda é uma ferramenta poderosíssima para ficarmos atentos às mudanças do mercado, lançamento de tendências e, por fim, ainda é o local onde nossos contatos buscam informações pessoais sobre a gente. Só tome o cuidado para não exagerar nas informações colocadas no LinkedIn, isso poderá afastar possíveis oportunidades. Escrevi sobre isso, confira o
POST.
Spotify
De acordo com o IBC - Instituto Brasileiro de Coaching, a música é capaz de motivar a pessoa no trabalho. Além disso, ajuda na melhoria do humor e estimula as interações entre pessoas e equipes.
Isso resulta no aumento da produtividade que, consequentemente, coopera na saúde física e mental do indivíduo.
E, para tanto, recomendo o uso do Spotify para escutar músicas no dia a dia do trabalho. Além de ser a plataforma de streaming de músicas mais utilizada no Brasil, possui interface amigável - tanto para smartphones quanto para desktop.
Conclusão
Sempre estamos em busca de melhorar nosso dia a dia de trabalho. E, para isso, ter em mãos ferramentas potentes e, preferencialmente, gratuitas faz com que conseguimos ser melhores profissionais.
Este artigo teve com principal objetivo sugerir ferramentas para você que está começando a empreender o que pretende se destacar no emprego formal. E espero que este objetivo tenha sido alcançado.
Conto com você nos próximos artigo. Até mais!
